Verifactu: lo que debes saber como autónomo en 2026 (para no meterte en líos con Hacienda)
El reglamento Verifactu va a transformar tu manera de facturar. A lo que se sumará la factura electrónica obligatoria.
Hacienda ya lo ha puesto todo en marcha para que empieces cuanto antes.
Los autónomos que tarden en adaptarse serán sometidos a más vigilancia y a más control.
En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber para no jugártela con Hacienda. Y no perder tiempo ni dinero en trámites y enredos burocráticos.
¿Qué es Verifactu y por qué debes conocerlo?
- El reglamento propiamente dicho, que regula los requisitos que los programas de facturación en España deben cumplir para evitar el fraude fiscal
- Un sistema de emisión de facturas verificables, a través del cual envías tus facturas de venta a Hacienda para que esta las controle
Como reglamento, Verifactu:
- Es obligatorio: afectará a todos los softwares de facturación que se producen y venden en España.
- También te afectará si usas Excel, Word o Canva para facturar, ya que, según como los uses, estarás infringiendo la nueva normativa.
Como sistema de emisión de facturas, Verifactu:
- Es optativo.
- Pero optativo de una manera que suena a obligatorio y, por ese motivo, recomendable: Hacienda vigilará a aquellos que no formen parte de este sistema
¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Fechas y plazos
Todos los programas de facturación y contabilidad que se producen y comercializan en España deben cumplir el reglamento Verifactu.
Finaliza la ayuda del Kit Digital para autónomos, diseñada, entre otros fines, para invertirla en un software que cumpla con Verifactu y la factura electrónica.
Las empresas deben empezar a aplicar Verifactu.
Verifactu será obligatorio para los autónomos.
Como ves, al ser autónomo tienes unos plazos más generosos.
Pero esto no implica que puedas desentenderte en 2026. Hacienda ya lo tiene todo preparado. Y con la ley antifraude en la mano, ya puede controlar a quien usa softwares no Verifactu.
¿Quién está obligado a usar Verifactu?
De entrada, Verifactu afecta a todos los autónomos y empresas que:
- Están obligados a emitir facturas
- Usan un programa informático de facturación (ya sea en la nube u online o de escritorio)
¿Quién se libra de Verifactu? Toma nota, por si hablamos de ti:
- Los autónomos que no están obligados a hacer facturas (por ejemplo, si estás en recargo de equivalencia o en el régimen simplificado de IVA, salvo en los casos en que debas facturar a otros autónomos o empresas)
- Los autónomos y empresas que hacen facturas manuales o en papel (porque no usan un software para hacer facturas)
- Los autónomos y empresas que declaran el IVA por el suministro inmediato de información (o SII)
- Los autónomos y empresas que residen en el País Vasco y Navarra
¿Qué pasa con Verifactu, Excel y Word?
La relación entre el reglamento Verifactu y Excel y Word para facturar ha sido confusa desde un inicio. Hacienda tampoco lo ha puesto fácil con explicaciones retorcidas.
¿Qué pasa si hago facturas con Excel? ¿O con Word? ¿Cómo me afecta Verifactu?
La AEAT ha aclarado estas dudas con explicaciones que nosotros traducimos a tu idioma:
Te afecta Verifactu si usas Excel o Word
- Si llevas tu contabilidad como exige Hacienda (un registro detallado de tus facturas de venta y gastos, desglosadas por impuestos)
- O un registro de tus impuestos (IVA e IRPF)
No te afecta Verifactu si usas Excel o Word
- Introduces los datos de tus facturas en una hoja de Excel o un documento de Word
- Emites o imprimes facturas en estos formatos
- Guardas tu información de facturación
¿Ejemplos de Verifactu y Excel?
- Generas un listado de facturas de venta en Excel, incluyendo sumatorios → No te afecta Verifactu
- Generas un registro de facturas de ventas, desglosado por impuestos (IVA e IRPF) → Sí te afecta Verifactu
- La AEAT advierte que si haces facturas con Excel o Word podrá comprobarlo para evitar que cruzas la fina línea entre cumplir e incumplir Verifactu.
“La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.”
Fuente: Preguntas y respuestas sobre Verifactu. Página web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
- Hacienda controlará especialmente a aquellos autónomos que facturen con Excel o Word
- Te recomendamos usar un programa de facturación que cumpla con Verifactu para ahorrarte problemas con la Administración
¿Qué pasa si no cumplo Verifactu?
Con Verifactu, Hacienda va en serio, juega fuerte… pero pagan los autónomos.
Incumplir el reglamento implica sanciones. Y la cuantía no es poca:
Por cada año que incumplas la normativa, 50.000€ de multa
Incumplir quiere decir:
- Usar un software no certificado (que no cumple el reglamento de Verifactu). Este sería el caso de Word o Excel para llevar tu contabilidad
- Usar un software certificado y manipularlo posteriormente
Llegados a este punto, te debemos una aclaración. Porque una cosa es Verifactu como reglamento y otra el sistema Verifactu.
El sistema Verifactu: una
opción que parece una
obligación (y es una ventaja)
Verifactu, reglamento Verifactu, sistema Verifactu… menuda trama, ¿verdad?
Desentrañar este quién es quién te evitará sustos y sanciones. Así que vamos a repasar algo esencial:
- Como reglamento, Verifactu afecta a todo autónomo o empresa que use un programa para facturar.
- Como sistema, Verifactu consiste en remitir tus facturas a la Agencia Tributaria
La diferencia es que el reglamento es obligatorio para todo profesional (o empresa) que facture.
Y el sistema Verifactu es opcional, aunque con unas condiciones que, en la práctica, lo hacen obligatorio… pero también ventajoso.
Características del sistema Verifactu
- Es voluntario (u opcional)
- Debes remitir un “registro de facturación” (tus facturas de venta) a la Agencia Tributaria: el envío es automático y se hace desde cualquier software de facturación con certificado Verifactu
- Tus facturas son fiscalmente verificables por tus clientes: a través de un código QR que deberán llevar al emitirlas, tus clientes podrán comprobar si las has declarado
Y como es voluntario, es posible que te preguntes: ¿merece la pena?
¿Qué ventajas tiene el sistema Verifactu?
- Su uso es más sencillo y facilita el cumplimiento de la normativa
- Hacienda te molestará menos: como le remitirás tus facturas, te ahorrarás inspecciones o requerimientos por su contenido
- Cualquier trámite fiscal (como la devolución de impuestos) será más ágil y rápido
- Tus clientes tendrán más seguridad fiscal, ya que podrán comprobar si tus facturas están declaradas
- Será más fácil la deducción de gastos para tus clientes, ya que podrán descargar e incorporar tus facturas automáticamente en su registro de gastos deducibles. También para ti, si tus proveedores forman parte del sistema Verifactu
- Tendrás que asegurarte de que tu registro de facturas cumple los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Traducción: deberás garantizar, por medios propios, que no has alterado tus facturas y, si lo has hecho, que Hacienda pueda consultar detalladamente todos los cambios en un periodo de hasta 4 años.
- Deberás invertir más en la seguridad de tu registro de facturas. Porque serás responsable ante Hacienda de cualquier fallo o falla que afecte a tu facturación.
- Hacienda te someterá a un mayor control fiscal con requerimientos y otras comprobaciones para asegurarse de que cumples con la nueva normativa.
Pero como te explicaremos más adelante, si usas un software que cumple con Verifactu, y optas por el sistema de facturas verificables (a través del mismo software)… estarás en paz con Hacienda (y vivirás más tranquilo). De verdad.
¿Qué relación hay entre Verifactu y la factura electrónica?
Verifactu y la factura electrónica son dos reglamentos de facturación distintos, con distintos propósitos y plazos de aplicación.
Pero que confluyen en un mismo lugar: y es que al facturar, deberás cumplir con ambas normativas.
Regula los programas de facturación.
No afecta a la facturación manual o en papel.
Su objetivo es combatir el fraude fiscal derivado de los softwares de doble uso (ley antifraude).
No se aplica en el País Vasco y Navarra.
Afecta a todo tipo de operaciones: ventas a particulares (B2C) y compraventa entre autónomos y empresas (B2B).
Se empieza a aplicar en 2025 y afectará a los autónomos en julio de 2027.
Impone el uso de la factura en formato digital o electrónica en las operaciones entre autónomos y empresas (o B2B).
Elimina el uso de la factura en papel y en formato Word, Excel o PDF en el B2B.
Su objetivo es reducir los plazos de pago (o morosidad) en el B2B y digitalizar la facturación de autónomos y pymes (ley crea y crece).
Se aplica en toda España (también en los territorios forales).
Solo afecta a las operaciones entre autónomos o empresas (B2B).
Excluye las ventas a particulares y las operaciones europeas (o intracomunitarias) y extracomunitarias (importaciones y exportaciones)
No hay fecha definida, pero se aplicará a los 2 años de aprobarse el reglamento.
De las diferencias pasamos a lo que tienen en común: toca hablar de software de facturación electrónica y software Verifactu.
Software Verifactu: estas son las características que debes conocer
Con Verifactu (y la factura electrónica) todo pasa por contar con un software de facturación.
Pero no uno cualquiera, porque cualquiera no sirve: debe cumplir los requisitos del reglamento Verifactu y sus especificaciones técnicas.
Sin entrar en tecnicismos (ni falta que hace), vamos a contarte resumidamente sus principales requisitos y características.
Los requisitos de un software Verifactu
Una vez generas y registras una factura, no puedes eliminarla ni modificarla sin que el software lo registre para que Hacienda lo pueda comprobar.
Desde el primer dato que introduces hasta que completas la factura, todo debe quedar anotado con su hora y fecha: cada cambio, cada información que añades o eliminas, etc.
El software debe conservar tus facturas durante al menos 4 años. Y durante ese tiempo, Hacienda y tus clientes podrán consultarlo sin que puedas negarte (ni dificultarlo).
Al adherirte al sistema Verifactu, el cumplimiento de estos requisitos esenciales lo tendrás garantizado. ¡Un problemón menos!
Las 7 características de un software Verifactu de facturación
Todo software de facturación llevará un historial de actividad. Registrará todo lo que haces: desde la descarga hasta la modificación de una factura. Sirve para que Hacienda detecte errores o manipulaciones.
Todas tus facturas incluirán un código QR (como un código de barras). Este código recogerá los datos del NIF del emisor, el número de factura, la fecha de emisión y el importe total. En el caso de facturas electrónicas, el QR lo sustituirá una URL que llevará a la web de Hacienda.
En cuanto sea obligatoria, cualquier software legal deberá incluirla para que puedas facturar a otros autónomos y empresas.
Para que cuando alteres o anules una factura, Hacienda pueda seguirle el rastro (de ahí lo de la “huella”).
Esta firma te identificará como emisor y “autor” de tus facturas. Junto con la huella, asegurará a Hacienda que no has alterado el contenido de tus facturas después de emitirlas.
El software debe cumplir el reglamento general de protección de datos (o RGPD). Esto garantiza que la información personal de tus clientes y proveedores sea confidencial, y que Hacienda solo acceda a los datos fiscales necesarios.
El software debe darte la posibilidad de remitir tus facturas a Hacienda, si decides acogerte al sistema Verifactu, o para responder a requerimientos o comprobaciones.
La declaración responsable Verifactu: la mejor garantía para que no te sancione Hacienda
Al elegir un software Verifactu (o comprobar si el que tienes cumple la normativa), no tienes que estudiarte todo el reglamento técnico punto por punto.
Por suerte, la cosa es más fácil. Y se llama declaración responsable Verifactu.
Todo proveedor de programas de facturación estará obligado a mostrarla y tenerla visible en el software.
Esta es la información básica que debe incluir:
- Título: “DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN”
- Nombre y apellidos o razón social del fabricante, NIF y dirección postal completa
- Fecha y lugar en que firmó la declaración responsable
- Nombre del programa de facturación (por ejemplo, Declarando)
- Composición del software, descripción de lo que hace y principales funcionalidades (como hacer facturas, registrar gastos, presentar impuestos, etc.).
- Versión del software
Y bien, ya lo tienes todo. O casi todo. Ahora toca revisar qué opciones tienes como autónomo para que Hacienda no aceche.
¿Verifactu gratis… o de pago? Tus opciones como autónomo
Verifactu tiene un coste. Un coste no solo económico, sino también de adaptación y asesoramiento a la nueva normativa.
Es por eso que Hacienda te presenta dos opciones:
- Un software privado de facturación
- Una aplicación informática gratuita propia, diseñada por la Agencia Tributaria (o AEAT)
¿Comparamos las dos opciones? Como por el lado de los softwares privados hay mucha variedad, tomaremos como referencia el que mejor conocemos: el de Declarando.
Software Verifactu de la AEAT vs. Softwares de facturación privados (Declarando)
Pensado autónomos que hacen muy pocas facturas
Carece de otras funcionalidades esenciales para un autónomo (contabilidad de gastos deducibles)
Muy técnico y difícil de usar si no tienes conocimientos fiscales
Sin asesoramiento fiscal, contable o legal (y, en general, de ningún tipo)
Sin soporte
Sin límite de facturas
Incluye funcionalidades esenciales y avanzadas para un autónomo (contabilidad de gastos deducibles, presentación de impuestos, planificador de la renta y de la cuota de autónomo, etc.)
Fácil de usar: previene errores para evitar que Hacienda te sancione
Con asesoramiento fiscal, contable, legal… para ahorrar en impuestos y adaptarte a las nuevas normativas (Verifactu, factura electrónica B2B)
Con soporte experto en autónomos
Por qué usar una alternativa al software Verifactu de la AEAT
Sí, es gratis. Y para una facturación mínima, de poquitas facturas al año, para alguien que arranca puede ser una solución a corto plazo.
A la larga, si vas en serio en esto de ser autónomo, el software Verifactu de la AEAT no es la solución. De hecho, la misma AEAT reconoce que su uso es «subsidiario»:
*Por qué elegir el programa de facturación de Declarando para cumplir con Verifactu (y no solo Verifactu)
Todos los programas de facturación que se comercializan en España deberán cumplir con Verifactu. De lo contrario, serán ilegales (y tú también pagarás multa).
Pero no todos los programas de facturación son iguales. Algunos te benefician más y te ahorran posibles líos con Hacienda.
10 razones para elegir Declarando como software de facturación Verifactu
Es el único software del mercado que impide que cometas errores en tus facturas (y lo hemos testado con otros competidores)
Declarando incluye una garantía antisanciones. ¿Hacienda te multa por un error en tus facturas? En caso improbable, ¡lo cubrimos!
No dejamos en tus manos cuestiones fiscales que no entiendes y que puedan buscarte problemas. Por ejemplo: si no puedes facturar con el 7 % de IRPF, esta opción la tendrás bloqueada.
No tienes que preocuparte por firmas digitales ni de trámites directos con Hacienda. Para eso estamos nosotros.
A Hacienda no le llegará nada que pueda comprometerte o acabar en multa o sanción (ni siquiera en una comprobación). El software, simplemente, lo evita sin que tengas que molestarte.
No es un mero programa de facturación. Declarando es, sobre todo, un software fiscal que te libera de todas tus obligaciones con Hacienda: de remitir y declarar tus facturas nos encargamos nosotros.
El software está diseñado y adaptado a las necesidades específicas de los autónomos (que, como sabes, son distintas a las de una pyme).
Incorpora un equipo de mentores fiscales expertos en autónomos que te asesora legal y fiscalmente.
Tus datos están protegidos por los más elevados estándares internacionales (único software para autónomos en España con garantía ISO).
Hablamos tu idioma: sin jergas ni tecnicismos. De tú a tú, para que lo entiendas todo bien y no se te escape nada importante.
Con Declarando solo tienes que hacer lo que has venido haciendo hasta ahora.
Tú haces tus facturas y del resto nos ocupamos nosotros: sin preguntas adicionales que te hagan dudar o te provoquen malestar. Sin líos con Hacienda.
El software de Declarando vs. Otros softwares de facturación
Impide errores al facturar
Si Hacienda te multa por errores en tus facturas, te cubrimos
Bloquea cualquier opción incorrecta (el porcentaje de IRPF equivocado, etc.)
No debes tratar directamente con Hacienda
Nunca se envía nada que pueda comprometerte con Hacienda
Pensado exclusivamente para autónomos
Asesoramiento fiscal y legal integrado
Único software para autónomos en España con certificado ISO
Hablamos tu idioma
Te deja configurar la factura con errores
Si te equivocas en tus facturas, tú pagas la multa
Te deja aplicar porcentajes y campos nuevos aunque no procedan, exponiéndote a sanciones
Debes gestionar tus trámites con Hacienda (impuestos, firma digital de documentos, etc.)
Lo que envíes puede generarte problemas o comprobaciones de Hacienda al no haber sido revisado antes por expertos
Diseñado con talla única para pymes y autónomos
Si tienes dudas o problemas, búscate la vida o un gestor externo
No cumplen estándares internacionales de seguridad y protección de datos
Jergas, tecnicismos y más dudas que respuestas
10 preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Quiénes están exentos de usar Verifactu?
Están exentos de usar Verifactu los autónomos que:
- No están obligados a hacer facturas (por ejemplo, si estás en recargo de equivalencia o en el régimen simplificado de IVA, salvo en los casos en que debas facturar a otros autónomos o empresas)
- Hacen facturas manuales o en papel (con un talonario, a mano o a máquina)
- Forman parte del suministro inmediato de información (o SII), un sistema de declaración del IVA opcional para autónomos
- Residen en el País Vasco o Navarra
¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y el SII?
Verifactu y el suministro inmediato de información (o SII) son dos normativas distintas, con obligaciones diferentes:
- El SII es un sistema que obliga a llevar los libros del IVA (facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión…) a través de la web de Hacienda. Es obligatorio para grandes empresas y opcional para autónomos y pequeñas empresas.
- El reglamento Verifactu regula los requisitos técnicos de los softwares de facturación en España (salvo en el País Vasco y Navarra). Y afecta a autónomos y empresas por igual (solo es opcional su sistema de emisión de facturas verificables).
Si formas parte del SII, estás exento de cumplir Verifactu: porque el SII ya incorpora todos los controles que implican Verifactu (y unos cuantos más).
¿Verifactu se retrasa en 2025?
El cumplimiento de Verifactu se retrasa a autónomos y empresas a 2027.
Sin embargo, los productores y comercializadores de softwares de facturación deben cumplirlo a partir del 29 de julio de 2025.
Ahora bien, como te hemos informado en esta guía, Hacienda ya lo ha preparado todo para que te adaptes ahora.
¿Qué pasa si no cumplo Verifactu?
Si como autónomo no cumples Verifactu a partir del 1 de julio de 2027, te esperan sanciones.
Y sanciones crueles: 50.000 € por cada año de incumplimiento (artículo 201 bis, de la Ley General Tributaria).
Hacienda también ha avisado por boca del inspector responsable de Verifactu, Javier Hurtado: “No habrá piedad con aquellos que usen softwares que no cumplen Verifactu”.
¿Cómo adaptar mi software de facturación actual al sistema Verifactu?
Si ya trabajas con un software de facturación, debes preguntar a tu proveedor por la declaración responsable Verifactu, que deberá tenerlo disponible a partir del 29 de julio de 2025.
Así sabrás si tu software cumple con Verifactu y evitarás la temida sanción de 50.000 € (mínimo).
¿Dónde puedo descargar la aplicación Verifactu de la AEAT?
La aplicación Verifactu de la AEAT no se puede descargar.
Puedes usarla en la web de la Agencia Tributaria identificándote con un certificado electrónico válido.
¿Cómo es una factura Verifactu?
Una factura Verifactu es como una factura normal y corriente, con todos los requisitos legales: número, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, descripción del productor o servicio, importe, IVA, etc.
Pero con dos novedades:
- Todas deberán llevar un código QR (que incluirá la información del NIF del emisor, el número de factura, la fecha de emisión y el importe total).
- Si formas parte del sistema Verifactu, la factura deberá llevar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
Esto último la distinguirá de las facturas que emiten aquellos autónomos que no forman parte del sistema Verifactu.
¿Cómo se genera el código QR de Verifactu?
El código QR de Verifactu se genera automáticamente en la factura cuando usas un software de facturación certificado.
Debe aparecer al principio (en la parte superior de la primera página), antes del contenido de la factura.
¿Verifactu aplica a las facturas simplificadas?
Sí, Verifactu también se aplica a las facturas simplificadas.
¿Hay cursos disponibles sobre Verifactu?
Oficialmente, no existen cursos sobre Verifactu. Es decir, la Agencia Tributaria no ha preparado cursos ni seminarios para autónomos y empresas.
En su lugar, tienes una sección con preguntas y respuestas y un informador virtual.
Por lo demás, si eres autónomo, no necesitas ningún “curso” sobre Verifactu.
Basta con hacerte con un software de facturación certificado (tu garantía es la declaración responsable Verifactu) y aquí paz y después gloria.
Pero como toda novedad fiscal inquieta (lo sabemos bien), estaremos encantados de asesorarte.
Y gratis, agendando ahora una llamada con uno de nuestros mentores fiscales.
Últimas novedades legislativas sobre Verifactu que no puedes perderte
Verifactu arrancó en 2016 con una directiva europea, como es costumbre cuando toca hablar de regulaciones.
Proyecto de internacionalización IVACE con apoyo del FEDER
Proyecto acogido a las ayudas de IVACE cofinanciado por la Unión Europea dentro del Programa Operativo FEDER de la Comunitat Valenciana 2014-2020.
