Con el reglamento Verifactu ya aprobado y en fase de aplicación, toca hacer un pensamiento: ¿Qué software necesitas para cumplir con esta nueva regulación?
En primer lugar, aclaremos brevemente qué es Verifactu y cómo te afecta si eres autónomo.
Verifactu es un reglamento que regula los programas de facturación en España (salvo en el País Vasco y Navarra, que siguen una regulación propia).
Este reglamento está diseñado para combatir el fraude fiscal.
Es decir, evitar que con un software de facturas puedas llevar en paralelo una contabilidad en B o eliminar facturas como si aquí no hubiera pasado nada ????
Pero Verifactu también es un sistema, voluntario, de remitir tus facturas de venta a Hacienda.
Remarcamos eso de voluntario: tendrás la opción (recomendada) de enviar tus facturas de forma automática a la Agencia Tributaria (o AEAT, el brazo ejecutor de Hacienda).
Así que hechas las presentaciones, ya podemos entrar en materia ????
- Qué es el reglamento Verifactu y cómo afectará a los autónomos en 2026.
- Los 4 requisitos esenciales y 6 características obligatorias que debe cumplir un software Verifactu.
- Por qué Excel y Word no sirven como programas de facturación Verifactu.
- Cómo identificar un software certificado con la declaración responsable exigida por Hacienda.
Los 4 requisitos que debe cumplir un software de facturación Verifactu
Primero de todo, una aclaración para tranquilizar los ánimos: es cosa de los proveedores de programas de facturación —como Declarando— que estos cumplan con Verifactu.
Esto no significa que tú, como autónomo, puedas desentenderte. De lo contrario, ya habríamos acabado aquí el artículo ????
Este reglamento de programas de facturación va a dar un giro radical a la forma de usarlos (y también de mal usarlos).
Por eso es importante qué conozcas sus requisitos y características básicas.
Más adelante, te explicaremos en qué consiste la prueba del algodón para que te quedes aún más tranquilo al elegir o trabajar con un software de facturación que cumpla con Verifactu.
Pero antes, debes conocer unas pinceladas sobre los 4 requisitos esenciales:
- Integridad e inalterabilidad. Una vez generada y registrada una factura, no puedes alterarla sin que el software lo detecte y avise de ello.
- Trazabilidad. Desde que creas una factura hasta que la completas, debe estar fechado cualquier dato que hayas introducido o modificado.
- Conservación, accesibilidad y legibilidad. Tu software debe conservar tus facturas un mínimo de 4 años. Y estas deben ser accesibles y legibles durante ese tiempo, tanto para Hacienda como para tus clientes.
- Registro de eventos. Es como un “historial de actividad” que anota lo que haces en el software. Sirve para dejar rastro de cambios importantes y detectar errores o manipulaciones. Por ejemplo, si alteras una factura o la descargas, esas acciones quedarían registradas.
Estos 4 requisitos son, como decíamos, esenciales. Pero no suficientes.
El reglamento Verifactu exige otras características en tu software de facturas que a continuación te explicamos.
Otras 6 características que tu programa de facturación Verifactu debe tener (y tú debes conocer)
Junto a esos 4 requisitos esenciales, tu programa de facturación Verifactu deberá tener estas 6 características:
- Factura con código QR. Todas tus facturas deberán emitirse con un código QR (algo así como un código de barras que tu cliente pueda leer con un móvil) que incluya la siguiente información: NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe total. Si es una factura electrónica, el código QR lo sustituirá una URL.
- La nueva factura electrónica B2B. Será obligatoria en las operaciones entre autónomos y empresas (o B2B) a los dos años de aprobarse el reglamento de factura electrónica (seguramente, en 2028 para autónomos).
- Huella (o “hash”). Actúa como una huella dactilar de tus registros de facturación. Es lo que asegura la integridad e inalterabilidad de tus facturas. Es decir, que si alteras o anulas una factura, quedará una “huella” informática que dará cuenta de ello.
- La firma electrónica. Cuando hagas una factura o la anules, deberás firmarla electrónicamente. Esa firma garantizará que tú eres el “autor” de la factura. Junto a la huella, es un mecanismo que tiene Hacienda de controlar que no alteras el contenido de tus facturas sin dejar rastro.
- Protección de datos personales. El software debe cumplir la ley de protección de datos, de manera que los datos personales de tus clientes y proveedores sean confidenciales y Hacienda solo pueda acceder a los datos fiscales que sean relevantes.
- Ofrecer la posibilidad de remitir las facturas a la Agencia Tributaria. Implica enviar automáticamente tus facturas a Hacienda, si así lo deseas. O si Hacienda te pide las facturas, que se las puedas enviar desde el software sin problemas.
Este último rasgo es muy importante. Y origen de muchas confusiones con Verifactu.
Así que vamos a analizarlo con más detalle y claridad a continuación ????
¿Debe el software ser sistema Verifactu? (spoiler: sería lo recomendable)
Lo comentábamos al principio, pero toca insistir un poco más.
Verifactu son 2 cosas:
- Un reglamento que obliga a todos los programas de facturación que operan en España a cumplir unos requisitos técnicos para evitar el fraude fiscal.
- Un sistema de remisión de facturas verificables a la Agencia Tributaria
Como reglamento, Verifactu es obligatorio para cualquier usuario de este tipo de softwares.
Como sistema de remisión de facturas verificables, Verifactu es voluntario.
Es decir, no estarás obligado a remitir tus facturas a Hacienda. Aunque sí es lo recomendable.
¿Por qué? Toma nota:
- Transparencia. Mandas a Hacienda la señal de que no tienes nada que ocultar. Esto se traduce en menos comprobaciones, ya que Hacienda ya tiene toda tu información de facturas.
- Seguridad. Al tener validades tus facturas con Hacienda, estás menos expuesto a sanciones. Además, si tienes clientes morosos, como tus facturas ya están validadas, es más fácil recurrir a los juzgados para cobrarlas.
- Simplicidad. Su uso y cumplimiento es más sencillo. De hecho, te ahorras cumplir con los requisitos técnicos más pedregosos, como guardar las facturas bajo unos parámetros muy costosos.
¿Y qué pasa si todavía hago facturas con Excel y Word? Vamos a verlo ahora ????
¿Sirven Excel y Word como software Verifactu?
Puede que te encuentres ahora en esta tesitura: yo hago todavía mis facturas con Excel (o Word), ¿también me afecta Verifactu? ¿Sirven como software Verifactu?
Para responder a estas preguntas, primero debemos aclararte qué entiende Hacienda por programa de facturación en el contexto de Verifactu.
En su web, la Agencia Tributaria define un sistema informático de facturación (o SIF) como cualquier software que no solo genera facturas, sino que también guarda la información y la usa para otras funciones, como:
- Calcular impuestos
- Generar informes o apuntes contables
- Exportar esa información a otros softwares para su uso fiscal (y no fiscal)
¿Qué ocurre con Excel y Word y el reglamento Verifactu?
Según Hacienda, no se puede excluir automáticamente a Word y Excel del cumplimiento de Verifactu.
Pues depende cómo los uses para hacer facturas ????
Si solo los usas como soporte para introducir facturas e imprimirlas (por ejemplo, una plantilla de factura en Word o de Excel sin más funciones), pueden considerarse facturación manual.
Y, por tanto, no están sujetos al reglamento Verifactu ni puedes usarlos como sistemas Verifactu.
Pero si reutilizas esa información de facturas de Word y Excel para:
- Calcular impuestos o totales
- Generar informes o resúmenes estadísticos de facturación y contabilidad
- Exportar datos de facturación y contables
Entonces sí los considera Hacienda un sistema informático de facturación. Y deben cumplir Verifactu con toda la parafernalia técnica que eso implica.
Algo que, por cierto, exigiría por tu parte dosis de programación para crear un código QR, una huella digital (o “hash”) o una firma electrónica.
Eso sin contar el cumplimiento del sistema Verifactu, que implica conectar el software (Word o Excel) con Hacienda ????
Por concluir:
Para una hacer una factura de forma puntual, vale, de acuerdo.
Para facturar con regularidad, es decir, como un autónomo, tienes otras alternativas.
Por ejemplo, un software Verifactu gratis como el que está preparando Hacienda (limitado, eso sí, a hacer muy pocas facturas al año).
O un programa de facturación privado, de pago, sí, pero que a la larga te saldrá más barato por todo lo que te ahorrarás en errores y sanciones.
Por si acaso, y para salir de dudas, vamos a comentarte a continuación qué es en lo primero que tendrás que fijarte para elegir un programa de facturación que cumpla Verifactu.
Verifactu como software certificado (o la prueba del algodón)
Puede que hasta ahora te sientas un poco abrumado con tanta información más o menos técnica.
Por suerte, para buscar un software de facturación para cumplir Verifactu no deberás ir con una lista de verificación (o este artículo) en la mano.
Basta con que pidas al proveedor del software la declaración responsable que certifica que cumple con el reglamento Verifactu.
Esta declaración debe llevar el título: “DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN”.
E incluir, entre otras cosas, la siguiente información:
- Nombre y apellidos o razón social del fabricante, NIF y dirección postal completa
- Fecha y lugar en que firmó la declaración responsable
- Nombre del programa de facturación (por ejemplo, Declarando)
- Composición del software, descripción de lo que hace y principales funcionalidades (como hacer facturas, registrar gastos, presentar impuestos, etc.).
- Versión del software
Según esta normativa, el proveedor está obligado a mostrártela y debe estar visible dentro del software.
Y es importante que la exijas antes de contratar el programa, porque esa será tu mayor garantía y protección ????
Como aclara la Agencia Tributaria en su web:
Es decir, con la declaración responsable en la mano, Hacienda no te puede sancionar si el software incumple Verifactu.
La responsabilidad del incumplimiento será, en cualquier caso, del fabricante.
Así que puedes respirar tranquilo, porque existen también multas para los usuarios que usen softwares ilegales.
Para librarte de estas multas (mínimo, por cierto, 50.000 €), ya sabes: pide la declaración responsable Verifactu.
