La factura electrónica será obligatoria en España en los próximos años.
Pero no todas las facturas electrónicas serán válidas.
El PDF o el Excel que usas para facturar hoy ya no servirán si tus clientes son autónomos o empresas.
Como se avecinan muchos cambios, y no queremos que te cojan con el pie cambiado, hemos creado esta guía con ejemplos gratuitos.
¡Así que vamos al grano!
- Qué distingue una factura electrónica estructurada y cómo facilita la gestión contable.
- Qué formatos dejarán de ser válidos para autónomos en operaciones B2B desde 2027.
- Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para ser legal según Verifactu.
¿En qué consiste el formato de factura electrónica?
Empecemos por las definiciones: una factura electrónica es, ante todo, una factura. Con todas las de la ley.
Pero una factura que, según la misma ley en España, se emite y recibe por medios electrónicos.
¿El ejemplo más clásico?
Una factura que envías con un software de facturación y tu cliente la recibe por email. ¿Te suena?
Pues bien: lo que define a una factura como electrónica es su formato… electrónico.
Suena repetitivo, como si estuviéramos dando vueltas a lo mismo. Pero es que no hay más misterio ????
Para entenderlo mejor: su opuesto o contrario es la factura en papel.
Por resumir, hay dos formas de facturar según el reglamento de facturación en España: la factura en papel y la factura electrónica.
¿Cuáles son los principales formatos de facturación electrónica en España?
Aclarado lo que distingue a la factura electrónica (su formato digital), toca entrar en detalles.
Existen distintos formatos de factura electrónica, que podemos agrupar en dos tipos:
- La factura electrónica de formato no estructurado
- La factura electrónica de formato estructurado
Tener clara esta diferencia no es solo una cuestión técnica.
Como veremos más adelante, también deberás saber diferenciarlas para ahorrarte problemas con Hacienda.
Así que al lío ????
¿En qué consiste una factura electrónica de formato no estructurado?
Una factura electrónica de formato no estructurado es básicamente una factura digital.
Pero en un formato que un software no puede leer ni registrar automáticamente.
Piensa en esa factura que envías en PDF, un ejemplo de formato de factura electrónica no estructurado.
O esa que has hecho con una plantilla de factura de Word o Excel, las más populares entre las facturas de formato no estructurado.
Al recibirla, tu cliente no puede extraer todos esos datos automáticamente.
Por lo que debe picarlos a mano para registrarla en su software.
O usar un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (u OCR), capaz de escanear los datos de una factura y trasladarlos.
Aunque de un modo imperfecto e incompleto que te exige luego revisarlo y trabajo manual.
Este trabajo manual no es necesario cuando el formato es estructurado.
¿Qué es una factura electrónica de formato estructurado?
Cuando la factura electrónica tiene un formato estructurado, tu software (o el de tu cliente) puede leerla y procesarla automáticamente.
Es decir, que no tienes que abrirla y picar a mano sus datos.
Ni usar un sistema OCR, que tampoco te libra de todo el trabajo manual (no suele reproducir la información completa y puede cometer errores).
¿Ejemplos de factura electrónica de formato estructurado?
Las más conocidas son la factura XML o Facturae, para facturar a la Administración pública.
Cuando envías una factura en XML o Facturae, el software de tu cliente puede extraer toda la información (como los importes y el IVA).
Y sin que tu cliente tenga que mover un dedo.
Siempre y cuando, claro, ese software sea de facturación electrónica y tenga la capacidad técnica de hacerlo.
Esto último será obligatorio cuando, entre 2027 y 2028, se empiecen a aplicar dos reglamentos que darán un vuelco a tu forma de facturar a tus clientes:
- El reglamento Verifactu, que regula los requisitos técnicos de los programas de facturación y contabilidad en España. Se aplicará autónoos y empresas en 2027.
- El reglamento de factura electrónica, que impondrá el uso de la factura electrónica de formato estructurado en las operaciones entre autónomos y empresas (o B2B). Se implementará entre 2027 y 2028 (fechas aún por confirmar).
Quédate bien con el nombre de estos dos reglamentos, porque nos van a acompañar en lo que sigue de artículo… y en todo lo que te queda de carrera como autónomo.
Pero antes de entrar en materia de normas, te debemos algunas aclaraciones y ejemplos.
¿Cuáles son los campos obligatorios en una factura de formato electrónico?
Las facturas, ya sean en papel o en formato electrónico, deben cumplir los mismos requisitos.
Estos son los campos obligatorios o datos de facturación que deben llevar:
- Número de factura. La serie debe ser correlativa y no tener saltos (por ejemplo: 2026-001, 2026-002, 2026-003, etc.).
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del emisor y del cliente. Nombre y apellidos o razón social (si es una empresa), domicilio fiscal y NIF (DNI o NIE, cuando es un autónomo; CIF, cuando es una empresa).
- Descripción del producto o servicio. Debe incluir el precio por unidad (antes de impuestos), si hay un descuento o rebaja y la fecha de las operaciones (cuando no coincide con la fecha de emisión).
- Impuestos. Incluye el tipo de IVA que se aplica (21 %, 10 % o 4 %) y, si estás obligado, el tipo de retención (15 % o 7 %).
- Base imponible. Es el importe antes de impuestos, es decir, antes de sumar el IVA y restar la retención.
- Importe total a pagar. Una vez aplicado todos los impuestos (IVA y retención de IRPF).
- Datos adicionales para casos especiales. Cuando tu producto o servicio está exento de IVA o formas parte de un régimen especial como el de recargo de equivalencia o el de criterio de caja.
¿Entonces no cambia nada cuando la factura es electrónica?
Básicamente, no. Pero con una novedad, debido al reglamento Verifactu:
- La factura debe llevar un código QR cuando se emite con un software de facturación y en un formato no estructurado (en PDF).
- Pero si la factura es electrónica con formato estructurado (en ventas B2B), el código QR se sustituye por una URL.
¿Qué aporta ese código QR o URL?
Es solo un mecanismo de control fiscal. O mejor dicho: de lucha contra el fraude fiscal.
Vamos, para que a Hacienda no se le escape ni un céntimo en impuestos.
Y ahora unos ejemplos ✍️
3 ejemplos de formatos de factura electrónica
Para entender la diferencia técnica entre los dos tipos de formato (estructurado y no estructurado), fíjate en estos 3 ejemplos de factura electrónica.
Te llamarán la atención a primera vista ????
Ejemplo de factura electrónica en formato XML
Ininteligible, ¿verdad?
Esto se debe al código informático que usa y que hace posible la transmisión automática entre distintos softwares de facturación: el del proveedor y el del cliente.
Y ahora fíjate en este otro ejemplo ????
Ejemplo de factura electrónica en formato PDF
Qué cambio, ¿no?
Esto se debe a que las facturas electrónicas de formato no estructurado son como una imagen.
Por eso no se pueden procesar automáticamente entre distintos softwares contables.
Sigamos con más diferencias, con uno de los formatos de factura electrónica más popularmente imbatibles: las facturas de Excel.
Ejemplo de formato de factura electrónica en Excel
Parecida al ejemplo anterior, pero con celdas que puedes modificar a tu antojo.
Aun así, las facturas en Excel funcionan como una imagen. Por lo que ningún software de facturas puede procesarla automáticamente.
Pues bien, estos 3 ejemplos representan el estado actual de la factura electrónica en España.
Pero esto cambiará. Y muy pronto: toca hablar de la nueva factura electrónica B2B.
¿Cuál será el formato de la factura electrónica B2B en España?
Recapitulando: el reglamento de factura electrónica B2B obliga a usar la factura electrónica de formato estructurado en el sector privado.
Es decir, en las compras y ventas entre autónomos y empresas.
Esto es una novedad, porque hasta ahora este tipo de formato electrónico solo era obligatorio para facturar a la Administración pública.
Y no para todo el mundo: los autónomos, por ejemplo, estaban exentos (y lo siguen estando).
En el B2B ha predominado hasta ahora de todo: la factura en papel y las facturas en distintos formatos electrónicos no estructurados, como el PDF, Word o Excel.
Pues bien, cuando la factura electrónica sea obligatoria en el B2B, previsiblemente entre 2027 y 2028:
- Ya no podrás facturar en papel. Tus proveedores tampoco.
- Las facturas en PDF, Word o Excel no serán válidas. Tampoco ningún archivo de imagen (como JPG o PNG).
Solo podrás facturar con formatos electrónicos estructurados como:
- UBL (será el preferente)
- XML (como Facturae)
- EDIFACT
Menuda sopa de siglas, ¿verdad? ????????
Pues tranqui, porque no debes preocuparte por el lado técnico.
Según los citados reglamentos, serán los proveedores de programas de facturación (como Declarando) quienes deberán implementar todos esos requisitos técnicos.
Por lo que tu única preocupación es asegurarte de que usas un software de facturación certificado y adaptado a Verifactu.
