En poco tiempo, facturar con un simple PDF o una factura en papel será cosa del pasado.
A partir de 2027 y 2028, como autónomo, estarás obligado a emitir y recibir facturas electrónicas en un nuevo formato.
La normativa actual ya exige su uso en ciertas situaciones, como la facturación a la Administración pública.
Pero la próxima regulación ampliará su alcance al sector privado (o B2B), es decir, a la facturación entre autónomos y empresas.
Esto cambiará radicalmente la manera de gestionar tu facturación, con nuevos requisitos y nuevas obligaciones.
Para que no te pille por sorpresa, en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo funciona la factura electrónica en 2025 y qué cambios te esperan ????
- Cómo funciona la factura electrónica en el sector privado (B2B) y qué cambia respecto al modelo actual.
- Qué formato estructurado deberás usar para emitir facturas válidas.
- Cómo se remite una factura electrónica a Hacienda y cómo se informa del estado de pago.
- Qué papel juega el software de facturación en la generación, firma y envío de facturas electrónicas.
¿Qué es la facturación electrónica? Presente y futuro
Lo primero de todo, debemos aclarar en qué consiste la factura electrónica.
Y en qué consistirá, porque estamos en plena transición a lo que se conoce como nueva facturación electrónica.
Hoy en día, la factura electrónica es lo contrario de una factura en papel.
Por decirlo con el actual reglamento de facturación en la mano:
¿El ejemplo más común? Esa factura en PDF que envías desde tu software de facturación y tu cliente la recibe por email.
Desde 2015, solo es obligatorio facturar electrónicamente a la Administración pública.
Y para esto, debes usar un formato de factura electrónico específico conocido como Facturae.
Por ejemplo, los formatos más extendidos, como PDF, Word o Excel no sirven.
Pero esto va a cambiar. Y en breve ????
La nueva facturación electrónica
Hay en marcha un reglamento de factura electrónica, que hará obligatoria la factura electrónica en el sector privado o B2B.
Es decir, en las compras y ventas entre autónomos y empresas. De ahí lo de B2B, business-to-business.
El reglamento aún no está aprobado.
Pero cuando lo esté, tendrás un plazo de 2 años para cumplirlo si eres autónomo (las grandes empresas tendrán solo un año).
¿Qué implica esta nueva regulación? Resumiéndolo en 2 puntos esenciales:
- Deberás hacer facturas electrónicas cuando tus clientes sean autónomos o empresas. Las facturas en papel ya no serán válidas.
- Deberás facturarlos en un formato electrónico específico del tipo Facturae o similares (UBL, XML, EDIFACT, etc.). Los formatos más comunes como PDF, Word o Excel no servirán.
Sobre su funcionamiento te hablamos mejor a continuación ????
Cómo funciona la factura electrónica (y cómo funcionará en un futuro muy próximo)
En 2026 tienes dos formas distintas de facturar electrónicamente, según el tipo de cliente:
- Administración pública. Para esto debes usar, por lo general, FACe, una plataforma estatal para enviar facturas electrónicas a las distintas administraciones, organismos y empresas públicas.
- Autónomos, empresas y particulares. No es obligatorio y está sujeto al consentimiento del cliente, es decir, a que tenga los conocimientos y los recursos informáticos para recibirlas.
El funcionamiento en los dos casos es distinto:
- Para facturar electrónicamente a la Administración, necesitas un certificado digital o el DNI electrónico, convertir la factura en formato Facturae y enviarla por el portal FACe.
- Para facturar electrónicamente a una empresa, autónomo o particular, te basta con usar cualquier plantilla de factura en Word, Excel o PDF (o más fácil: un programa de facturación) y que tu cliente no se oponga a recibirla así (está en su derecho si la quiere en papel).
Pero facturar electrónicamente a una empresa o autónomo, como te explicábamos, va a cambiar.
Y así será su funcionamiento.
Cómo funcionará la factura electrónica en el B2B: nuevos requisitos, nuevas obligaciones
Cuando se aplique la nueva factura electrónica en el B2B, es decir, a las operaciones entre autónomos y empresas, su funcionamiento cambiará.
Empezando por sus nuevos requisitos:
- Formato electrónico. No servirán las plantillas en PDF, Word o Excel. Deberás usar un formato llamado estructurado como Facturae u otros del estilo.
- Consentimiento. Ya no será necesario, porque tu cliente estará obligado a recibir las facturas en formato electrónico. No podrá pedírtela en papel.
- Firma digital. Será obligatoria para garantizar que eres el emisor de la factura y que esta no ha sido alterada o manipulada.
De los requisitos pasamos a las nuevas obligaciones:
- Remitir una copia de tus facturas de venta a Hacienda. Para esto, la Agencia Tributaria habilitará una solución pública de factura electrónica (aún por desarrollar). Deberás enviarla en formato UBL (por Universal Business Language), que será el formato de referencia).
- Informar de los estados de la factura. Como cliente o receptor de una factura electrónica, deberás informar a tu proveedor si la aceptas o rechazas y cuando la hayas pagado (indicando la fecha de pago).
Si estos nuevos requisitos y obligaciones se te hacen una montaña, calma.
Porque serán los programas de facturación electrónica —como el de Declarando— los que deberán facilitar, técnicamente, que los cumples.
Es decir, que la factura la tengas disponible en un formato electrónico válido y que puedas firmarla digitalmente.
O que puedas remitir una copia a Hacienda en formato UBL e informar de los estados de la factura a tus proveedores.
El esfuerzo, por tu parte, será mínimo. O debería serlo si eliges el programa de facturación adecuado.
Sobre esto volveremos más adelante. Antes debemos hablar de plazos.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Todavía no podemos darte una fecha exacta, porque el reglamento de facturación electrónica no está aprobado (solo conocemos un borrador).
Según la ley de factura electrónica (conocida como ley crea y crece), una vez se apruebe el reglamento, estos serán los plazos:
- 1 año para empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales
- 2 años para autónomos y empresas que facturen por debajo de esa cifra
Es previsible que el Gobierno apruebe el reglamento en 2026.
Por lo que cuenta con 2027 y 2028 como los años de implantación de la factura electrónica B2B.
Y ahora sí, hablemos de implementación y software ????????
Cómo implementar la factura electrónica en 2026 (y ahorrarte el estrés de última hora)
¿Necesitas un software de facturación electrónica para implementar la nueva factura B2B?
La respuesta es un sí rotundo, pero con matices: porque tendrás opciones gratuitas y de pago.
La opción gratuita más básica la creó Hacienda.
Este software público de facturación está diseñado para uso «subsidiario», según Hacienda: es decir, para cumplir con la normativa cuando no te queda otra opción.
Por suerte, tienes muchas más opciones, y adaptadas a las necsidades de facturación de un autónomo.
Por ejemplo, puedes empezar gratis con programa de facturación electrónica de Declarando, diseño para facturar sin cometer errores y ahorrar en impuestos deduciendo gastos.
Es más, el software de Declarando es el único con una garantía antisanciones: ¿Hacienda te multa por un error en tus facturas? Pagamos nosotros ????
Otras dudas habituales sobre el funcionamiento de la factura electrónica
Como esto de la factura electrónica y su funcionamiento da para mucho, a continuación te resolvemos las dudas más habituales.
Más abajo encontrarás enlaces a todo lo que hemos publicado sobre el asunto, por si quieres profundizar más.
¿Qué pasa si no tengo una firma digital para hacer facturas electrónicas?
Por ahora, la firma digital solo es obligatoria para facturar electrónicamente a la Administración.
En este contexto, sin firma digital no hay factura electrónica.
¿Que facturas a otro autónomo o empresa? La firma digital, por ahora, no es obligatoria.
Pero sí lo será cuando se aplique el reglamento de factura electrónica en el B2B.
¿Cómo validar si una factura electrónica es correcta?
No debes validar ninguna factura electrónica cuando tu cliente es otro autónomo o empresa.
Solo cuando facturas a la Administración pública, FACe, la plataforma pública de envío de facturas electrónicas, valida que el formato electrónico sea el correcto.
Esta validación es automática al cargar una factura en formato Facturae en la misma plataforma:
De no ser válido el formato, se te mostraría este mensaje:
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas electrónicas?
Debes guardar tus facturas un máximo de 4 años, sean electrónicas o en papel.
La norma es igual para todo tipo de facturas.
¿Puedo seguir usando facturas en papel?
Hasta que no entre en vigor el reglamento de facturación B2B, podrás seguir usando facturas en papel con todos tus clientes (menos con la Administración pública).
Cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria, la factura en papel solo será válida para facturar a particulares.
